Vergelijking
Is een kastje in de auto beter dan een app of een spreadsheet voor je ritten?
Een kastje onder het dashboard, een app die meerijdt op je telefoon of een spreadsheet die je zelf bijwerkt: alle drie leveren ze ritten op, maar ze leveren niet alle drie hetzelfde bewijs op. Deze vergelijking zet de drie manieren naast elkaar op de punten waar het bij een controle werkelijk om draait.
Waarop je de drie manieren eerlijk vergelijkt
De verleiding is groot om te vergelijken op gemak: welke oplossing vraagt de minste handelingen per dag? Dat is een prettige maatstaf zolang niemand ernaar vraagt, en een waardeloze maatstaf op het moment dat iemand het wel doet.
De Belastingdienst kijkt naar iets anders. Een registratie telt pas als er per rit een datum in staat, de beginstand en de eindstand van de kilometerteller, het vertrekadres en het aankomstadres, de gereden route als die afwijkt van de gebruikelijke, en het karakter van de rit: zakelijk of privé. Wie die reeks compleet heeft, kan onderbouwen dat hij onder de 500 privékilometers per kalenderjaar blijft en dus de bijtelling van 22 procent van de cataloguswaarde niet hoeft te dragen.
Daarom vergelijk ik hieronder op vier punten: worden alle verplichte gegevens vastgelegd, sluiten de kilometerstanden op elkaar aan, wordt het karakter van de rit vastgelegd, en is het resultaat over zeven jaar nog leesbaar. Die zeven jaar is geen willekeurige termijn: zo lang geldt de bewaarplicht voor je administratie.
De drie manieren in één overzicht
| Punt | Kastje in de auto | App op de telefoon | Spreadsheet |
|---|---|---|---|
| Kilometerstanden | Leest de teller of berekent uit gereden afstand | Meet de afstand, stand vul je meestal zelf in | Volledig handwerk |
| Adressen | Vrijwel altijd automatisch | Automatisch, mits de rit is meegereden | Handwerk, kwaliteit wisselt sterk |
| Karakter van de rit | Achteraf toekennen, per rit | Achteraf toekennen, per rit | Bij invoer, per rit |
| Bewaking van de aansluiting | Sterk, zolang het kastje aanstaat | Wisselend, afhankelijk van de telefoon | Geen, tenzij je het zelf bouwt |
| Kosten | Apparaat plus abonnement per auto | Abonnement per gebruiker | Alleen je eigen tijd |
| Leesbaar over zeven jaar | Alleen als je exporteert | Alleen als je exporteert | Ja, mits je het bestand vastzet |
Het kastje in de auto
Waar een kastje sterk in is
Een kastje registreert wat de auto doet, niet wat de bestuurder onthoudt. Elke start en elke stop komt binnen, ook op de dagen waarop je te moe bent om iets in te voeren. Precies dat maakt het aantrekkelijk voor wie veel korte ritten rijdt.
Voor een wagenpark met meerdere bestuurders is er nog een voordeel: de registratie hangt aan het voertuig, niet aan de persoon. Wisselt een bus van chauffeur, dan loopt de reeks kilometerstanden gewoon door.
Waar een kastje tegenvalt
Het kastje meet de beweging, maar niet de bedoeling. Of een rit zakelijk was of privé, weet alleen de bestuurder, en dat oordeel moet er per rit alsnog bij. Blijft dat werk liggen, dan heb je een fraaie hoeveelheid data zonder de ene kwalificatie die de bijtelling bepaalt.
Daar komt bij dat de gegevens in het systeem van de leverancier staan. Zeg je het abonnement op of stopt de dienst, dan is de vraag ineens actueel of je jaren later nog bij je eigen ritten kunt. En de kosten lopen op per auto, wat bij een groeiend wagenpark hard oploopt.
De app op de telefoon
Waar een app sterk in is
Een app legt de rit vast terwijl hij plaatsvindt. Dat scheelt het grootste risico uit de handmatige praktijk: reconstructie achteraf. Wat op het moment zelf wordt vastgelegd, berust op waarneming, en dat is precies het verschil tussen een staat die overtuigt en een staat die verdedigd moet worden.
Ook is een app goedkoop te beginnen en werkt hij ongeacht welke auto je die dag pakt. Wie afwisselend in een bestelbus en een personenauto rijdt, heeft daar profijt van.
Waar een app tegenvalt
De telefoon is geen auto. Hij ligt weleens thuis, hij gaat uit als de batterij leeg is, en de achtergrondtoestemming voor locatie sneuvelt bij een update zonder dat je het merkt. Elke gemiste rit is een gat in de reeks, en gaten in de reeks zijn nu juist het probleem.
Verder meet een app afstand, terwijl de administratie om tellerstanden vraagt. Die twee lopen na verloop van tijd uiteen, en dan sta je een gemeten afstand te vergelijken met een stand die iets anders zegt.
De spreadsheet
Waar een spreadsheet sterk in is
Onderschat het bestand niet dat je zelf beheert. Het kost niets extra's, je bent nergens aan gebonden, het is over jaren nog te openen en het bevat precies de kolommen die jij nodig vindt. Voor wie een paar ritten per week rijdt, is dat lang houdbaar.
Het grootste voordeel is eigenaarschap. Je administratie staat op je eigen schijf en in je eigen back-up, en niemand kan hem achter een betaalmuur zetten.
Waar een spreadsheet tegenvalt
Een spreadsheet controleert niets. Vul je een beginstand in die lager ligt dan de vorige eindstand, dan accepteert het bestand dat zonder enig protest. Sla je een dag over, dan valt dat pas op als iemand de kolom van boven naar beneden narekent, en dat doet niemand uit zichzelf.
Bovendien groeit een spreadsheet van jaar tot jaar mee zonder ooit vast te staan. Regels worden aangepast, kolommen verschoven, tabbladen gekopieerd. Zo ontstaat een levend bestand, en een levend bestand is een zwak bewijsstuk. Hoe je een gegroeide lijst omzet in een reeks die wel vastligt, staat in het stappenplan van een losse Excel-lijst naar een vaste rittenstaat.
Wat geen van de drie voor je oplost
Op één punt zijn kastje, app en spreadsheet gelijk: het karakter van de rit moet jij bepalen. Geen enkel apparaat weet of de rit naar het tuincentrum een materiaalrun was of een zaterdagmiddag. Wie dat oordeel uitstelt tot december, kwalificeert honderden ritten op basis van een agenda die daar niet voor gemaakt is.
Het tweede gedeelde punt is de afsluiting. Alle drie de manieren leveren een lopende reeks op die je aan het einde van het jaar moet vastzetten in een bestand dat je apart bewaart. Doe je dat niet, dan is de duurste oplossing net zo waardeloos als de goedkoopste.
Privacy: het punt dat bij personeel gaat wegen
Zodra er anderen in je auto's rijden, verwerk je persoonsgegevens over die medewerkers, en soms nauwkeurige locatiegegevens. Sinds 25 mei 2018 is de AVG van toepassing en de Autoriteit Persoonsgegevens houdt daar toezicht op.
Praktisch betekent dat drie dingen. Je legt de verwerking vast in je verwerkingsregister, waarvoor artikel 30 AVG de basis is. Je sluit een verwerkersovereenkomst met de leverancier, geregeld in artikel 28 AVG. En je legt uit welke gegevens worden vastgelegd en waarom, want dat blijkt in de praktijk vaker een gesprek met de bestuurder dan een juridisch probleem.
Een systeem dat alleen ritgegevens en tellerstanden bewaart, is op dit punt eenvoudiger uit te leggen dan een systeem dat continu de positie van het voertuig volgt. Dat is geen theoretisch onderscheid: het bepaalt hoeveel weerstand je binnen je eigen bedrijf krijgt.
Welke keuze past bij welke situatie
- Weinig ritten, één auto, vaste routes: een goed bijgehouden bestand kan volstaan, mits je maandelijks de aansluiting controleert.
- Veel korte ritten op een dag, één bestuurder: je wint het meest bij invoer op het moment zelf, met bewaking van de reeks.
- Meerdere auto's en wisselende bestuurders: registratie per voertuig is nodig, en je moet vooraf regelen wie het karakter van de rit toekent.
- Twijfel over eerdere jaren: begin met opruimen voordat je iets nieuws kiest, anders neem je de gaten mee.
Wat de keuze uiteindelijk kost, is zelden alleen het abonnement. De rekensom met tijd, hardware en het risico van een afgekeurde administratie staat uitgewerkt in het artikel over wat een rittenregistratie kost en wat je bij een controle riskeert.
Waar Rittenboekje in dit rijtje staat
Rittenboekje kiest bewust de middelste weg: geen hardware, wel bewaking. Je voert ritten in of importeert ze uit een bestand, en het systeem let erop dat de eindstand van de ene rit en de beginstand van de volgende op elkaar aansluiten. Zit er een gat, dan komt de dag op een herstellijst met beide standen erbij.
Wat het niet doet, zeggen we er net zo hard bij: het rijdt niet mee en het bepaalt niet of een rit zakelijk was. Wil je zien hoe dat in de dagelijkse praktijk uitpakt, bekijk dan de rittenstaat van Rittenboekje, en lees de achtergrond van deze keuzes op de pagina over de maker van Rittenboekje. Voor de onderliggende werkwijze is de gids over een rittenregistratie die de controle doorstaat het beste startpunt.
Conclusie: kies op bewijskracht, niet op gemak
Een kastje wint op volledigheid, een app op het vastleggen op het moment zelf, een spreadsheet op eigenaarschap en kosten. Geen van drieën wint op het punt dat de uitkomst bepaalt: of de reeks sluit en of elke rit een karakter heeft gekregen. Dat werk blijft van jou, wat je ook aanschaft.
Rittenboekje is gebouwd rond dat ene punt: de reeks bewaken en het jaar afsluiten in een bestand dat je zeven jaar later nog kunt openen. Weet je niet welke van de drie routes bij jouw situatie past, beschrijf je situatie dan via het contactformulier, dan kijken we mee voordat je iets aanschaft.
